Нужно ли уведомлять: критерии и исключения
По ст. 22 оператор обязан уведомить Роскомнадзор до начала обработки ПДн. Исключения существуют (например, обработка кадровых данных при соблюдении условий, обработка в рамках договора без распространения), но трактуются узко. Если есть сомнения — уведомляйте: практика РКН показывает, что «ошибочное» уведомление безопаснее его отсутствия.
Проверьте факторы:
- вы используете сайт/формы, принимаете заявки, ведете CRM;
- передаете ПДн подрядчикам (хостинг, кол‑центр, маркетинг);
- планируете трансграничную передачу;
- обрабатываете спецкатегории или биометрию;
- осуществляете распространение (ст. 10.1).
Если хотя бы один пункт «да», уведомление почти наверняка нужно.
Когда подавать и как обновлять сведения
- Срок: до начала обработки ПДн;
- Обновление: при изменении целей, категорий ПДн, перечня мер безопасности, сведений об ответственном, трансграничной передаче и др.;
- Отзыв: при прекращении обработки.
Соблюдайте принцип актуальности — устаревшие сведения в реестре трактуются как нарушение.
Пошаговая инструкция по заполнению уведомления
- Опишите процессы: цели, категории субъектов, состав ПДн, сроки хранения;
- Определите правовые основания (ст. 6) и необходимость согласий (ст. 9, 10, 10.1, 11);
- Укажите меры безопасности (ст. 19): организационные и технические;
- Определите факты трансграничной передачи (ст. 21) — страны, меры;
- Заполните форму на портале РКН (электронная подача предпочтительна);
- Проверьте корректность контактов (оператора, ответственного);
- Зафиксируйте поданную форму (PDF/скриншоты) и исходящий номер.
Совет: держите «реестр процессов» — с него удобно копировать в форму уведомления и обратно.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неуказанные каналы сбора (сайт, формы, телефония);
- Пустые/общие формулировки целей («маркетинг») без конкретики;
- Отсутствие сведений о подрядчиках и поручении обработки (ст. 12);
- Неполный перечень мер безопасности;
- Неактуальные сведения (старый ответственный/адрес сайта).
Используйте предварительный чек‑лист и двойную проверку данных.
Реестр операторов: как проверить себя
После обработки уведомления оператор появляется в реестре (ст. 22.1). Проверьте карточку: корректно ли отражены цели, категории ПДн, сайт/домены, сведения об ответственном. Сохраняйте контрольные копии на дату проверки.
Изменения 2025: на что обратить внимание
Усиление контроля за распространением ПДн (ст. 10.1) и трансграничной передачей, требования к конкретности целей, к мерам безопасности и учету согласий. Подготовьте обновленные формулировки и убедитесь, что карточка в реестре соответствует фактической обработке.
Чек‑лист перед подачей
- Описаны процессы, цели и сроки хранения;
- Определены правовые основания, согласия и исключения;
- Перечень мер безопасности актуален;
- Прописаны подрядчики и договоры поручения;
- Проверены домены/сайты, контакты и ответственный;
- Подготовлены сканы/выписки для архива соответствия.
