Статья 16 152‑ФЗ: Особые случаи обработки
Table of contents
Что регулирует статья 16 152‑ФЗ
Статья 16 152‑ФЗ (ст 16 ФЗ 152) устанавливает особенности обработки персональных данных без использования средств автоматизации — то есть «на бумаге» и с непосредственным участием человека. Это важная норма для кадровых служб, медицинских организаций, гостиниц и любых компаний, где значительная часть персональных данных ведётся в бумажных досье, журналах, карточках и на иных материальных носителях.
Если вам нужно увидеть контекст нормы в целом, смотрите текст 152‑ФЗ в последней редакции и структуру и статьи закона.
Когда обработка считается без автоматизации
Под «без автоматизации» понимаются действия с ПДн (сбор, запись, систематизация, хранение, уточнение, использование, передача, уничтожение), которые осуществляются по каждому субъекту персональных данных вручную, на материальных носителях, с участием человека. Примеры:
Важно: использование копиров, принтеров, курьерской доставки не превращает процесс в «автоматизированный». Но как только вы переносите массивы ПДн в электронные таблицы/базы (Excel, CRM) для поиска/систематизации — это уже автоматизированная обработка.
Ключевые требования ст. 16 ФЗ‑152
Статья 16 152‑ФЗ закрепляет, что к бумажной обработке применяются общие требования закона, но с учётом специфики материальных носителей. Практически это означает следующее.
Организация хранения и доступа
- Раздельное хранение досье в соответствии с целями обработки и категориями субъектов (сотрудники, клиенты, пациенты и т. п.).
- Ограничение доступа к папкам/картотекам по принципу «необходимости знать»: утверждённые списки допущенных лиц, ключи/замки, сейфы, архивные комнаты.
- Маркировка папок и шкафов без избыточного раскрытия ПДн на корешках/ярлыках.
- Учет выдачи папок: журнал выдачи/возврата, служебные записки, электронные карточки доступа.
Учет действий и носителей
- Регистрация поступления, изменения, передачи и уничтожения бумажных носителей с ПДн.
- Фиксация оснований обработки: ссылка на договор, закон, согласие или иную законную цель.
- Процедуры восстановления при утрате/повреждении, расследование инцидентов (см. инциденты и утечки ПДн).
Безопасность и конфиденциальность
- Физическая защита от несанкционированного доступа, пожаров, затоплений (металлические шкафы, сейфы, системы доступа, сигнализация).
- Секретность при пересылке: запечатанные конверты, отметки «конфиденциально», курьерская доставка по описи.
- Обучение персонала и правила рабочего стола (см. внутренний контроль и обучение).
- Описание процедур в локальных актах: положение, регламенты, инструкции (см. политика обработки ПДн).
Ограничения обработки по 152‑ФЗ
«Ограничения обработки 152 ФЗ» распространяются и на бумажные процессы:
- Только конкретные и законные цели, запрет на несовместимые цели (см. принципы и цели обработки).
- Минимизация: сбор только необходимых данных, запрет избыточности.
- Законные основания: договор, обязанности по закону, жизненно важные интересы, публичные полномочия, либо согласие субъекта (см. ст. 6 и обработку без согласия).
- Особые категории: для здоровья, биометрии и судимостей действуют усиленные требования и отдельные основания (см. специальные категории ПДн, биометрические ПДн, медицинские ПДн).
- Дети: согласия представителей, отдельные запреты на распространение (см. дети и несовершеннолетние ПДн).
- Ограничения передачи третьим лицам и за рубеж (см. передача третьим лицам, трансграничная передача ПДн).
Связь с другими статьями закона
Статья 16 152‑ФЗ работает в связке с базовыми нормами:
Документы и процедуры оператора
Чтобы выполнить «особенности обработки 152 ФЗ» по ст. 16, подготовьте и внедрите:
- Реестр бумажных процессов: какие ПДн, по каким целям, где хранятся, кто отвечает.
- Локальные акты: политика, положение о конфиденциальности, регламенты архива, порядок уничтожения (см. пакет документов 152‑ФЗ).
- Назначение ответственного (см. ответственный за обработку ПДн).
- Договоры и поручения с контрагентами при передаче на обработку (см. поручение обработки ПДн).
- Журналы: выдачи/возврата дел, передачи, уничтожения, инцидентов.
- Обучение сотрудников и инструктаж (см. обучение и курсы 152‑ФЗ).
Если нужен быстрый старт, используйте наш генератор политики и согласий или обратитесь за консалтингом и документами под ключ.
Сроки хранения и уничтожение бумажных носителей
- Фиксируйте сроки хранения в номенклатуре дел и локальных актах (см. сроки хранения ПДн).
- По достижении цели/срока — уничтожайте или архивируйте в соответствии с законом и правилами организационного делопроизводства (см. уничтожение и блокировка ПДн, прекращение обработки ПДн).
- Уничтожение должно быть необратимым: шредирование, сжигание по акту, услуги специализированных организаций по договору и описи.
Типовые кейсы и ошибки
- Хранение копий паспортов и СНИЛС в открытых шкафах. Решение: закрывающиеся шкафы/сейфы, списки доступа, журнал выдачи.
- Неразделённые папки «всё о сотруднике» без привязки к целям. Решение: раздельные тома/разделы по целям (кадровые, бухгалтерские, охрана труда).
- Фотографирование бумажных дел на личный смартфон — фактическая утечка ПДн. Решение: запрет личных устройств, контроль зон, обучающие плакаты.
- Пересылка копий документов без конверта и описи. Решение: утверждённый порядок пересылки «конфиденциально».
- Отсутствие сроков хранения. Решение: номенклатура дел, календарь уничтожения.
Сравнение: автоматизированная vs без автоматизации
| Критерий |
Автоматизированная |
Без автоматизации |
| Носители |
Электронные базы/файлы |
Бумажные дела/карточки |
| Систематизация/поиск |
Поисковые запросы, индексы |
Картотеки, журналы, ручной поиск |
| Меры безопасности |
Технические и организационные (ИС, ИСПДн, криптография) |
Физическая защита, архив, режим доступа |
| Учет действий |
Логи, SIEM, журналы систем |
Журналы выдачи/передачи, акты |
| Риски |
Взлом, вирусы, утечки через сети |
Потери/кражи носителей, несанкционированный доступ к шкафам |
| Нормативные опоры |
Ст. 19, уровни защищенности ИСПДн, криптография |
Ст. 16, режимно-пропускные и архивные регламенты |
Проверки Роскомнадзора: на что смотрят
Инспекторы оценивают:
Подготовьтесь заранее: проведите аудит соответствия 152‑ФЗ и репетицию проверки Роскомнадзора.
Изменения и практика 2025
Требования к обработке ПДн продолжают уточняться: усиливается контроль за разграничением доступа, унификацией форм согласий и документированием бумажных процедур. Следите за изменениями 152‑ФЗ в 2025 и сопутствующими нормами (см. связанные законы: 149‑ФЗ, 187‑ФЗ, 63‑ФЗ, 98‑ФЗ).
Итоги и что делать дальше
Статья 16 152‑ФЗ — про дисциплину бумажных процессов: чёткие цели, законные основания, контролируемый доступ, учёт носителей, своевременное уничтожение. Выполните «особенности обработки 152 ФЗ» и «ограничения обработки 152 ФЗ», чтобы снизить риски претензий и утечек.
Следующий шаг:
- обновите локальные акты и реестр бумажных процессов;
- назначьте ответственных и обучите персонал;
- проверьте хранение, доступ и уничтожение;
- при необходимости — обратитесь за консалтингом и документами под ключ или пройдите обучение.
Готовы привести процессы к норме? Мы поможем внедрить требования ст. 16 ФЗ‑152 быстро и без лишних рисков.